Giulia Di IorioSempre più aziende stanno cercando un marcatempo dipendenti per semplificare la gestione delle presenze, ridurre gli errori amministrativi e automatizzare il calcolo delle ore lavorate.
Fino a pochi anni fa la scelta era quasi obbligata: acquistare un terminale fisico con badge e installarlo all’ingresso dell’azienda. Oggi però il mercato offre soluzioni molto più flessibili, che vanno dai software cloud ai marcatempo da PC, fino ai sistemi completamente integrati con app e dispositivi NFC.
Ma quanto costa realmente un marcatempo dipendenti?
Quali sono le differenze tra le varie soluzioni?
E soprattutto: quanto bisogna spendere nel 2026 per avere un sistema affidabile di rilevazione presenze?
In questa guida analizzeremo prezzi, costi reali e vantaggi delle principali tecnologie disponibili, con un focus sulle nuove soluzioni digitali che permettono di iniziare anche senza investimenti iniziali.
Cos’è un marcatempo dipendenti
Il marcatempo è un dispositivo che permette ai dipendenti di registrare entrate e uscite dal lavoro.
Le timbrature possono avvenire tramite:
- badge
- PIN
- impronta digitale
- app collegata
👉 L’obiettivo è semplice: tracciare in modo preciso le ore lavorate.
Perché utilizzare un marcatempo dipendenti
Gestire manualmente gli orari di lavoro può sembrare semplice quando l’azienda ha pochi collaboratori. Tuttavia, con il passare del tempo emergono inevitabilmente problemi:
- errori nelle timbrature;
- difficoltà nel calcolo delle ore lavorate;
- gestione complessa di ferie e permessi;
- perdita di tempo per l’amministrazione;
- contestazioni sulle presenze.
Un moderno marcatempo dipendenti permette invece di automatizzare completamente il processo di rilevazione presenze.
Le timbrature vengono registrate in tempo reale e possono essere consultate da amministrazione, responsabili e consulente del lavoro senza dover gestire fogli Excel o registrazioni manuali.
Quanto costa un marcatempo dipendenti?
Una delle domande più frequenti riguarda il prezzo. La risposta dipende dalla tipologia di sistema scelto.
Fasce di prezzo indicative
- 0 € → Foglio Excel
- pochi euro € → marcatempo da PC o App marcatempo
- 300 – 1000 € → Terminale Badge
- 500 – 2000 € → Sistema Biometrico
Molte aziende si concentrano esclusivamente sul costo di acquisto, ma il prezzo iniziale rappresenta solo una parte della spesa complessiva.
Per scegliere correttamente un marcatempo dipendenti è necessario considerare anche manutenzione, aggiornamenti, assistenza e tempo risparmiato.
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Marcatempo dipendenti da PC: la soluzione più economica
Negli ultimi anni si è diffusa una categoria particolarmente interessante di sistemi di rilevazione presenze: il marcatempo da PC.
Invece di acquistare un terminale dedicato, l’azienda utilizza un normale computer Windows come postazione di timbratura.
Questa soluzione consente di eliminare quasi completamente i costi hardware iniziali.
Come Funziona un Marcatempo da PC
Il principio è molto semplice.
Il dipendente si presenta davanti al computer utilizzato come postazione di timbratura e può autenticarsi tramite:
- codice personale;
- badge NFC;
- tessera RFID;
- lettore NFC compatibile PC/SC.
Una volta riconosciuto, il sistema registra automaticamente la timbratura e la sincronizza con il software di gestione presenze.
BadgeMe Time Clock: il marcatempo per Windows gratuito
Una delle soluzioni più interessanti disponibili oggi è BadgeMe Time Clock, il marcatempo per Windows sviluppato da BadgeMe.
Il software può essere scaricato gratuitamente da GitHub:
BadgeMe Time Clock for Windows
A differenza di molti sistemi concorrenti, non richiede l’acquisto di hardware dedicato.
Il software trasforma un normale PC Windows in una vera postazione di timbratura aziendale.
Nessun costo aggiuntivo con il piano Free
Uno degli aspetti più interessanti di BadgeMe Time Clock è che può essere utilizzato anche con il piano Free di BadgeMe.
Questo significa che una piccola azienda può iniziare a registrare ingressi e uscite senza acquistare terminali fisici e senza sostenere costi aggiuntivi.
Per startup, studi professionali e piccole imprese rappresenta probabilmente una delle soluzioni più economiche disponibili nel mercato della rilevazione presenze.
Supporto NFC e lettori PC/SC
BadgeMe Time Clock supporta due modalità di autenticazione:
Codice personale
Ogni dipendente può effettuare la timbratura utilizzando il proprio codice identificativo.
È la modalità più semplice da configurare e non richiede dispositivi aggiuntivi.
Badge NFC
Per le aziende che preferiscono una modalità più rapida è possibile utilizzare badge NFC.
Il software è compatibile con i lettori NFC che supportano lo standard PC/SC, uno dei più diffusi nel settore smart card e RFID. I lettori compatibili PC/SC sono ampiamente utilizzati in ambito professionale e permettono di utilizzare numerosi modelli di badge NFC disponibili sul mercato.
Questa flessibilità consente all’azienda di scegliere il lettore più adatto alle proprie esigenze senza essere vincolata a hardware proprietario.
Quando conviene scegliere un marcatempo da PC
Un marcatempo dipendenti da PC è particolarmente indicato per:
- uffici amministrativi;
- studi professionali;
- agenzie;
- negozi;
- attività commerciali;
- coworking;
- startup.
In questi contesti è spesso già disponibile un computer condiviso che può essere utilizzato come punto di timbratura.
Il vantaggio economico è evidente: non è necessario acquistare terminali dedicati.
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Marcatempo dipendenti tramite App: la soluzione ideale per chi lavora fuori sede
Non tutti i dipendenti lavorano davanti a un computer o all’interno di una sede aziendale. Tecnici, manutentori, agenti commerciali, personale in smart working e operatori che lavorano presso clienti hanno esigenze diverse rispetto a chi timbra ogni giorno nello stesso ufficio.
Per questo motivo negli ultimi anni si sono diffuse le app per la rilevazione presenze, una soluzione sempre più utilizzata dalle aziende che desiderano gestire le timbrature in modo semplice e flessibile.
Un moderno marcatempo dipendenti tramite app consente di registrare ingressi, uscite e pause direttamente da smartphone, mantenendo tutte le informazioni sincronizzate con il software di gestione presenze.
I responsabili possono così verificare le timbrature in tempo reale senza dover raccogliere informazioni manualmente dai dipendenti.
Tra i principali vantaggi troviamo:
- possibilità di timbrare da qualsiasi luogo;
- sincronizzazione immediata con il cloud;
- eliminazione dei registri cartacei;
- maggiore controllo sulle attività svolte;
- riduzione degli errori di inserimento.
Per le aziende con personale distribuito sul territorio, un’app rappresenta spesso la soluzione più pratica e conveniente.
Marcatempo dipendenti con terminale fisico
Nonostante la crescita delle soluzioni cloud e software, molte aziende continuano a preferire un terminale fisico dedicato.
Questa scelta è particolarmente diffusa in:
- magazzini;
- stabilimenti produttivi;
- aziende con personale operativo;
- realtà con elevato numero di dipendenti.
In questi contesti avere una postazione di timbratura dedicata può risultare più pratico e immediato.
BadgeMe BM001: il marcatempo fisico integrato con il cloud
Per le aziende che desiderano un dispositivo dedicato, BadgeMe propone il terminale BM001.
Si tratta di un marcatempo progettato per integrarsi direttamente con il sistema di rilevazione presenze BadgeMe.
Tra le principali caratteristiche troviamo:
- timbratura tramite badge NFC;
- sincronizzazione automatica con il cloud;
- gestione centralizzata;
- configurazione semplice;
- aggiornamenti software continui.
A differenza dei vecchi timbracartellini tradizionali, il BM001 consente di avere immediatamente tutte le timbrature disponibili nel gestionale online.
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Marcatempo dipendenti: app, PC o terminale fisico?
Una delle domande più frequenti riguarda la scelta della tecnologia più adatta.
La risposta dipende principalmente dall’organizzazione aziendale.
Marcatempo da PC
Ideale per:
- uffici;
- studi professionali;
- attività commerciali;
- aziende con una postazione condivisa.
Permette di trasformare un normale computer in una postazione di timbratura senza acquistare hardware dedicato.
App per smartphone
Consigliata per:
- smart working;
- tecnici esterni;
- agenti commerciali;
- manutentori;
- personale itinerante.
Garantisce la massima flessibilità e consente di registrare le presenze ovunque.
Terminale fisico
Particolarmente indicato per:
- stabilimenti produttivi;
- magazzini;
- aziende con molti dipendenti;
- attività con elevato turnover giornaliero.
In questi contesti un dispositivo dedicato come il BM001 permette di gestire le timbrature in modo rapido e intuitivo.
La buona notizia è che oggi non è più necessario scegliere una sola modalità. Molte aziende utilizzano contemporaneamente marcatempo da PC, app mobile e terminali fisici, adattando la soluzione alle diverse esigenze operative.
Quanto costa un terminale marcatempo?
Quando si sceglie un terminale fisico bisogna considerare diversi elementi:
- acquisto del dispositivo;
- badge per i dipendenti;
- installazione;
- eventuale assistenza tecnica.
Molti sistemi apparentemente economici diventano più costosi nel tempo proprio a causa di questi costi accessori.
Per questo motivo è importante valutare il costo complessivo e non solo il prezzo iniziale.
I costi nascosti del marcatempo
Molte aziende scoprono solo dopo l’acquisto che il costo reale è più alto.
1. Software gestione presenze
Il marcatempo da solo registra le timbrature, ma non le gestisce.
👉 serve un software per:
- calcolare ore lavorate
- gestire ferie e permessi
- generare report
2. Installazione e configurazione
Alcuni sistemi richiedono:
- configurazione iniziale
- assistenza tecnica
- integrazione con altri sistemi
3. Manutenzione
Nel tempo possono esserci:
- aggiornamenti
- supporto tecnico
- sostituzione dispositivi
👉 Il vero costo è quindi il sistema completo, non solo l’hardware.
4. Tempo amministrativo
Il costo più importante è spesso il tempo.
Ogni correzione manuale, verifica o controllo delle presenze richiede minuti che si trasformano in costi reali per l’azienda.
Un moderno marcatempo dipendenti deve ridurre queste attività al minimo.
Una gestione poco accurata delle presenze può generare errori nel conteggio delle ore lavorate, con possibili conseguenze amministrative e organizzative. Per questo motivo è importante utilizzare strumenti affidabili e conoscere gli obblighi previsti dalla normativa italiana in materia di orario di lavoro e riposi, consultabili anche sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Marcatempo dipendenti cloud: conviene davvero?
Nel 2026 la maggior parte delle nuove installazioni utilizza software cloud.
I motivi sono evidenti:
- aggiornamenti automatici;
- accesso da qualsiasi dispositivo;
- nessun server aziendale;
- backup automatici;
- gestione centralizzata.
Inoltre i sistemi cloud permettono di integrare facilmente:
- ferie;
- permessi;
- turni;
- report;
- esportazioni per il consulente del lavoro.
Come scegliere il miglior marcatempo dipendenti
La scelta dipende principalmente dalle dimensioni aziendali.
Fino a 10 dipendenti
Per le piccole imprese il marcatempo da PC rappresenta spesso la soluzione migliore.
I costi sono praticamente nulli e l’implementazione è immediata.
Da 10 a 50 dipendenti
In questa fascia è generalmente consigliabile un software cloud con possibilità di utilizzare badge NFC o app mobile.
Oltre 50 dipendenti
Quando il numero di lavoratori aumenta, un terminale dedicato come il BM001 può offrire maggiore praticità operativa.
Qual è il marcatempo dipendenti più conveniente nel 2026?
Se consideriamo esclusivamente il rapporto tra costi e funzionalità, le soluzioni cloud e i marcatempo da PC risultano oggi tra le opzioni più interessanti.
Per molte aziende il BadgeMe Time Clock rappresenta un punto di ingresso ideale nel mondo della rilevazione presenze perché consente di iniziare senza acquistare hardware dedicato.
Le aziende che desiderano invece una postazione fisica dedicata possono orientarsi verso il BM001, mantenendo tutti i vantaggi della gestione cloud.
Conclusioni
Scegliere il giusto marcatempo dipendenti significa trovare il miglior equilibrio tra costi, semplicità e funzionalità.
Nel 2026 non è più necessario investire centinaia o migliaia di euro per iniziare a registrare le presenze dei dipendenti.
Grazie a soluzioni come BadgeMe Time Clock è possibile trasformare un normale PC Windows in una postazione di timbratura professionale, con supporto per codici personali e badge NFC compatibili con lettori PC/SC.
Per le aziende che preferiscono un dispositivo dedicato, il BM001 rappresenta invece una soluzione professionale completamente integrata con il sistema di rilevazione presenze BadgeMe.
Valutare attentamente prezzi, costi nascosti e modalità operative dell’azienda permette di scegliere il sistema più adatto e di evitare investimenti inutili, ottenendo una gestione delle presenze più semplice, precisa ed efficiente.
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